Doolaege, Verbist & De Meyere
‘Belastingvrije’ vergoeding wanneer thuiswerk de norm wordt (ingevolge de COVID19/Coronamaatregelen)
25-03-2020

Ingevolge het COVID19-virus heeft de Nationale Veiligheidsraad verschillende maatregelen genomen waardoor het thuiswerken voor vele werknemers de norm is geworden. Dit zogeheten telewerken zorgt bij werknemers voor extra kosten, zoals stijging energie-uitgaven, inrichting van het bureel, schoonmaakkosten van een bureel, internetkosten etc.

 

Welke onkostenvergoedingen kan de werkgever vrij van belasting toekennen aan werknemers als ‘kost eigen aan de werkgever’ in het kader van thuiswerken :

 

bureaukosten

voor werknemers die een deel van hun werk thuis doen

max. 126,94 EUR/maand

internetverbinding

max. 20 EUR/maand

aankoop eigen PC

max. 20 EUR/maand

 

Wat betekent de kwalificatie ‘kost eigen aan de werkgever’ ?

In hoofde van de werknemer heeft deze kwalificatie tot gevolg dat de toegekende vergoeding geen belastbaar inkomen vormt. Ook zal deze vergoeding niet onderworpen worden aan sociale zekerheidsbijdragen.

In hoofde van de werkgever houdt dit in dat de toegekende onkostenvergoeding een aftrekbare kost vormt, ook al is deze niet belastbaar bij de werknemer.

 

Wat zijn de voorwaarden ?

De onkostenvergoeding voor bureaukosten mogen enkel worden toegekend aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een deel van hun arbeidstijd thuis presteren, waardoor in hun woning een ruimte ingericht moet worden om hun werk te doen. Indien de werknemers bij hun werkgever een werkplaats hebben, mag dit forfait enkel toegekend worden als blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Met de bureaukosten worden kosten voor EGW, klein bureaugereedschap, onderhoud, onroerende voorheffing, printer- en computermateriaal, etc., bedoeld.

De vergoedingen voor internetverbinding (incl. abonnement) en de aankoop van een eigen PC (incl. randapparatuur en software) worden toegekend indien voldaan is aan volgende voorwaarden:

  • De werknemer gebruikt zijn eigen PC en/of internetverbinding voor professionele doeleinden wezenlijk en op regelmatige basis
  • De werkgever komt niet op een andere manier tussen in deze kosten

Voormelde onkostenvergoedingen kunnen gecombineerd worden.

 

Verandert COVID 19 iets aan deze onkostenvergoedingen ?

Ook vóór de aankondiging van de maatregelen genomen in het kader van COVID 19 konden werkgevers aan hun werknemers bovenstaande vergoedingen toekennen indien voldaan is aan de voorwaarden.

De COVID 19-maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad hebben voornamelijk tot gevolg dat meer werknemers worden verplicht om geheel of gedeeltelijk van thuis te werken. Hierdoor zijn er logischerwijze ook meer werkgevers die in aanmerking komen om, minstens gedurende de periode waarin de maatregelen van kracht zijn, een vergoeding voor bureaukosten toe te kennen als ‘kost eigen aan de werkgever’ aan hun werknemers.

 

Wat met de reeds toegekende onkostenvergoedingen  ?

Werknemers die reeds een vergoeding kregen voor thuiswerk, kunnen daarbovenop NIET nog een bedrag van 126,94 EUR toegekend krijgen.

Wenst de werkgever gedurende de COVID 19-maatregelen een onkostenvergoeding voor bureaukosten ten bedrage van 126,94 EUR toe te kennen aan diens werknemers, betekent dit dat de eerdere (mogelijk afwijkende) vergoeding voor bureaukosten komt te vervallen.

 

Moet een ruling worden aangevraagd ?

Wanneer een werkgever een onkostenvergoeding wenst toe te kennen aan zijn werknemers, is het sterk aangeraden om een ruling aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Enkel in geval van een positieve ruling heeft de werkgever rechtszekerheid over de kwalificatie van ‘kost eigen aan de werkgever’ als onkostenvergoeding.

Wenst de werkgever zijn werknemers een onkostenvergoeding van 126,94 EUR per maand toe te kennen, louter tijdens de periode dat de COVID 19-maatregelen van kracht zijn, kan hij ook hiervoor een rulingaanvraag indienen. De Dienst Voorafgaande Beslissingen heeft in dit kader een aangepaste ontwerp-ruling gepubliceerd op haar website.

 


 

Voor vragen of meer informatie kan u ons kantoor contacteren : info@dvdtaxlaw.be.

Wij zijn permanent telefonisch en digitaal bereikbaar.